第一章 总则
第一条 为保障学校实验教学、科研设备（仪器）采购和管理行为；为加强对设备（仪器）采购的监督管理，提高资金的使用效益，促进廉政建设，使采购的设备更好地为学校的教学、科研工作服务；依据《云南省教育系统招标采购监督管理暂行规定》及我校制定的《设备仪器管理办法》等有关规定，结合实际，特制定本规定。
第二条 学校对教学、科研、生产、行政等仪器设备管理，实行：统一领导、归口管理，分级负责的管理体制。教学科研仪器设备、行政设备等归口管理部门为教务处，生产经营设备、办公家具等归口管理部门为后勤处。
第三条 学校的仪器设备是保证完成教学、科研、生产、行政及社会服务等各项任务必备的物质条件，各部门要本着节约、高效的原则加强仪器设备的计划管理、技术管理和经济管理。使其最大限度地发挥仪器设备在其寿命周期内的使用效益。
第四条 无论使用何种经费购置、自制及赠送的仪器设备均属学校资产。均应在相应的设备管理部门办理验收、建卡、建帐等财产登记手续。
第五条 购置实验仪器，按新投入设备资金的5%预留设备维修资金，作为维修专用资金，供实验仪器设备的维修使用，学校必须保障设备维修和实验教学的正常运行。
第二章 仪器设备的购置计划、采购和验收管理
一 购置计划
第六条 各院（专业）根据教学及管理工作的需求，拟定年度购置计划，并按项目建设形式书面向教务处实验教学与设备管理科提交设备采购申请，并于当年6月15日前将申请书纸质及电子文档报教务处实验教学与设备管理科。
实验和科研设备采购申请计划，须按文山学院实验室建设规划申请，详细明确实验设备购置依据和目标，即：计划完成实验课程和相应课程的实验项目（包括：基础实验项目、综合实验项目和设计性实验项目）或科研项目相关目标。
第七条 教务处根据各学院实验室的任务、教学进度、环境条件和年度投资情况进行综合平衡，于当年6月底前形成学校的年度购置计划报分管副校长批准后，将指标下达各院（部）执行，无计划依据的不安排投资。
第八条 申购单价五万元以上大型精密贵重仪器设备必须写出可行性论证报告，报告要求：
1、 使用范围、先进性、完整性、配套情况及维修条件；
2、 使用任务和年开机率；
3、 相应配套设备和环境固定设施；
4、 安装使用场地和环保条件；
5、 人员配备情况和技术培训要求；
6、 资金来源。
其中：十万元/台以上设备，学院（专业）单独写出论证报告报教务处后，由教务处组织有关实验室工作委员会专家论证，由分管副校长审批再纳入计划执行。
第九条 计划的调整。设备购置计划如因数据、型号规格、单价发生变化须更动时，不超出学院（专业）当年设备限额的由教务处和学院（专业）协商调整，投资超过学院（专业）当年设备限额的或五万元以上大型设备变更，须写出书面报告经分管副校长批准后，才能调整。
二 采购
第十条 学校的设备（仪器）采购工作必须遵守《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《云南省政府采购条例》等有关法律法规的规定。依法纳入政府集中采购的项目必须交由指定的政府采购中心组织采购。
第十一条 除了用于教学的低值易耗品外，教学设备采购按照规定，属于政府集中采购目录的项目，由招标领导小组审核后，由国有资产处将项目采购详细清单报州采购管理科审批，然后由州采购中心组织进行集中采购，凡需购置设备的学院（专业），要配合国有资产处、教务处完成相应的采购工作。属于学校进行采购的或属于政府采购但是政府采购部门批准允许学校自行采购的，按学校设备采购办法进行采购。
第十二条 国有资产管理处负责全校仪器设备采购工作。教务处根据实际需要和当年计划投入的资金情况，结合各部门教学、科研、管理的实际情况及现有设备的使用情况，向学校提交建议投入情况和理由。学校相关会讨论通过后，下拨项目计划资金，各部门根据下拨资金限额和要求，再次提交项目采购详细清单交国有资产管理处和教务处实验教学与设备管理科。
第十三条 各部门按学校审核后的项目进行建设，不得随意改变设备使用方向和数量，必须按提交和批准的方案进行合理的使用资金。计划外或临时设备采购，必须先报学校管理部门和学校批准后，作为计划外设备采购资金进行采购。
第十四条 学校设备采购根据实际情况可以分为：集中公开招标采购、邀请招标采购、询价竞标采购、分散自行采购等方式。
第一款 集中公开招标采购。以发布公告的方式邀请不特定的法人和组织进行投标，完成采购。
第二款 邀请招标采购。以发出招标邀请书的方式，邀请特定的法人和组织进行投标，完成采购。邀请招标的项目以及邀请范围应该由学校招标领导小组讨论决定。
第三款 询价竞标采购。主要是针对零星设备或配件采购，依据“货比三家、优质优价、勤俭节约”的原则，进行竞争性谈判或询问价格比较完成采购。
第四款 使用部门自行采购。主要指各部门的低值易耗品和部分专门设备、配件，由学校或者设备管理部门批准后，由使用部门自行联系，把情况报管理部门认可，使用部门进行的采购。
由各部门领导依据节约、合理、公平的原则督促完成。
第十五条 对采购管理部门批准为由学校自行招标采购的仪器设备项目，需在学校招标采购领导小组的领导下进行。招标采购领导小组的活动必须遵守党和国家以及学校有关制度，遵守公开透明原则、公平竞争、公证原则和诚实信用原则。
招标采购管理办公室设在国有资产处，具体负责设备招投标工作。
第十六条 单位设备招投标采购活动必须接受政府、学校职能部门依法实施的监督，并接受学校纪检、监察、审计部门、职代会依据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《云南省政府采购条例》等有关法律的规定，对采购活动进行全程的监督。
第十七条 为了保障设备的采购工作顺利进行，各部门应各尽其职，相互配合完成设备采购工作。按一下规程进行（详细操作见：招标操作细则）。
第一款 各使用部门设备采购前应积极做好设备的了解和申报采购设备资料的详细收集，与管理部门共同完成采购准备工作，设备采购到位后，协助安装完毕，配合验收，建档等；
第二款 管理部门组织设备采购领导小组负责对各使用部门申报的项目进行审核，建立评标委员会对设备进行采购，组织使用部门和学校纪委等有关部门进行验收，并对所采购的设备，按规定进行及时的付款，办理报销、入帐等工作；
第三款 采购领导小组负责对使用部门申报项目进行审核，提出合理配置方案供学校讨论通过，组织招投标委员会组建，对以下事项进行严格审查，并要求投标厂商按照规定进行投标。
投标人按时提交申请和有关资料（法人身份证明书、授权委托证书、营业执照、资质证书、许可证书、厂商简况、投标文书等），符合要求的厂商方可以进入投标。
投标人的投标书必须具有单位和法人或委托人的印章，并在规定时间内密封交达指顶地点。投标截止时间后不得更改投标书的内容。
中标确定后，公布中标人，下中标通知书或未中标通知书。
第四款 招投标委员会负责公正合理对采购项目进行评定，根据投标人提供的报价、质量保证、性价比、供货期、技术性能、方案的科学性、资质信誉等进行评议，综合得出最优投标厂商，确定出中标厂商。并以书面材料注明理由交采购领导小组。中标人确定前不得与厂商进行有关投标内容方面的谈判。
招标未尽事宜参见国家和云南省有关部门规定执行，对于违反规定的，将就情节按有关法律法规追究相应责任，构成犯罪的，将追究法律责任。
第五款 学校教学设备的所有采购必须遵守本规定进行采购。
第十八条 购置计划中，如果涉及控购物品，必须先行办理好控购手续方可进行采购，否则一切责任由购置者自负。
第十九条 采购人员外出执行采购任务过程中，必须严格执行采购计划，如遇情况变化，应及时与主管领导联系请示，特别是重大问题（单价在千元以上仪器设备）不得自作主张更改和突破计划。采购工作必须遵守国家有关政策和法纪，廉洁奉公；采购人员必须在学校批准的路线范围内，完成各项采购任务，并仔细考察产品质量；采购人员要廉洁自律，不得收受贿赂而损公肥私。
第二十条 仪器设备的自制工作。申请自制仪器设备应在编制年度购置计划时一起申报，并附自制图纸资料、可行性论证报告、关键配套器材、加工条件说明及经费预算，报教务处及主管副校长批准后，才能纳入年度计划执行。
三 验收
第二十一条 仪器设备的验收。仪器设备采购到学校后后，按一下规程进行验收工作：
第一款 1000元以下设备由各院（部）实验室主任（院秘书）、采购人员、保管员负责验收。
第二款 1000元以上1万元以下设备由各院（部）主任、实验室主任（院秘书）、采购人员、保管员负责验收。
第三款 1万元以上设备由教务处、各院（室）主任、实验室主任（院秘书）、采购人员、保管员负责验收。
第四款 一般常规易耗低值物品，由采购人员直接与保管员验收。
第五款 验收时必须当场开箱验收，检查品名、规格型号、技术指标、数量等与订购合同、单据是否相符；零配件、说明书、合格证、图纸等技术资料是否齐全；包装是否完好；对专用及特殊仪器设备验收，应组织使用部门的教师、实验技术人员参加，严禁凭单据验收。验收结束后，采购人员应填写《文山学院设备器材验收单》和相应验收报告资料，交由有关领导签字批准后，方能到财务处报账，并及时交教务处汇总统计。
第六款 每学期购置的设备仪器需每学期完成报账，交教务处汇总统计，到期不办理的，后果自负。各院（部）保管员必须在学期结束前到教务处对账，以便保证学校统计上报数据的准确性。
第七款 验收合格的仪器设备，应及时交使用单位管理使用；验收不合格的仪器设备须作好验收记录，由教务处与各院（部）协商，及时办理退换或索赔手续。
第八款 自制设备完工后，按审批权限组织技术、质量鉴定，合格后办理验收建帐、建卡，建档手续交实验室使用。
第三章 仪器设备的使用与管理
第二十二条 实验室的仪器设备应由专职或兼职人员统一管理，管理人员对所管仪器设备负完全责任，任何人未经管理者意，不得使用，移动或调换仪器设备。全校师生员工都必须尊重管理人员的职责。
第二十三条 仪器设备帐、卡处理。
第一款 凡新购入、调入、赠送到学校的仪器设备，应由教务处、各院（部）负责统一填写《固定资产账目》，集中每学期由教务处与各院（部）进行核对。由教务处负责录入《文山学院仪器设备管理系统》，同时由各院（部）建立设备档案和《文山学院教学设备使用记录卡》。
第二款 已办完报废、报失审批手续的仪器设备，由教务处配合各院（部）按要求销账、撤卡。
第三款 各实验室仪器设备管理人员调离，须到教务处办理转账、转卡手续。
第四款 实验室教师调动，离校前各院（部）要做好办理移交转账、转卡或损坏、丢失赔偿手续，才能离校；主任应认真检查，离校前未办清手续的教师，各院（部）应尽快将人员名单报教务处协助处理。不报的由原使用部门负责。
第五款 学生分配离校前应到学院实验室办理损坏、丢失赔偿手续，才能离校；
第二十四条 仪器设备的使用。 仪器设备应按实验要求不同分级使用，注重实验的系统设计，能用一般仪器的完成的实验项目，不得使用贵重仪器设备。
各院（部）应制定仪器设备使用操作规程。上实验课时应注意对学生进行遵守操作规程的教育与指导。对不遵守规程的师生，实验人员有权停止其使用。
第二十五条 各院（部）实验室及教学设备使用后填写的《文山学院教学设备使用记录卡》填完后，指导教师应认真检查，并及时交各院（部）保管人员存入备档案中，不得遗失。《文山学院教学设备使用记录卡》，每学期由各院（部）负责将统计仪器设备的运行情况报教务处，由教务处按省教委的有关规定统计上报。
第二十六条 仪器设备的维修。仪器设备要建立定期检查制度，在使用过程中发现失灵，损坏时，根据实验室管理条例中对设备损坏划分原则进行处理。对于设备维修，由实验室组织指导教师及实验专职技术人员负责修复工作，无力修复的设备，由实验室填写《文山学院仪器设备维修申请表》，实验室主任及学院院长认真核实后报教务处，按仪器设备维修管理进行维修处理。
第二十七条 要重视仪器设备的技术防护工作，做到防患于未然，有些仪器设备根据其特殊性分别作好防尘，防潮，防震，防锈等工作，各院（部）要督促教师及实验专职技术人员定期检查、保养和维护，使其处于完好可用状态。
第二十八条 仪器设备的档案管理。500.00元以上仪器设备必须建立完好的技术档案，其内容包括：验收报告事故检查记录，损坏维修鉴定，使用检验记录，设备运行卡，主要说明书，图纸资料等。仪器设备验收完后，应使用的实验室教师填写《文山学院设备档案》，说明书，和图纸由各院（部）复印副本供实验室使用，原版收入档案，由各院（部）的保管室或院办公室负责建档。
第二十九条 设备借用
第一款 校内各专业实验室之间相互设备借用，经对口协商，院（部）主任批准执行；专业内设备相互借用，由实验室主任间相互协商进行。
第二款 借用设备必须经实验室管理人员办理借用手续，确定归还日期。
第三款 校外借用由借用单位持介绍信到教务处联系，经教务处与设备在用单位协商，并报主管副校长批准后，才能办理借用手续。仪器设备在借用期间造成损坏由借用单位负责修复和赔偿。外借设备由教务处向借用单位收取一定设备折旧费。
第四款 已安装好的固定设备，50000.00元以上的精密仪器不外借。
第五款 设备校内专业间的借用期限不超过一个学期（按学期计算）；校外设备借用期不得超过一个月。
第三十条 设备改装。仪器设备的部件、附件原则上不许拆卸作它用。因故需要改装的，改装前要履行报批手续，改装设备在1万元/台以上的要由教务处审批。1万元/台以下的由院（室）主任审批并报教务处备案。
第三十一条 暂不具备仪器设备保管条件的部门，经批准可指定专人代为管理，但必须定期检查维护。
第四章 仪器设备的调拨、报废管理
第三十二条 仪器设备在教学、科研实验室范围内调剂调拨，由院（部）提出，报教务处和主管副校长批准后，调出、调入双方才到教务处办理转账手续。
第三十三条 实验仪器设备原则上不准调出教学、科研实验室以外单位，如属国家已改变标准，使用任务改变等已不符合我校教学、科研，实验室需要的完好设备，符合外单位需要，由院（部）提出意见，报教务处和主管副校长批准后，调入单位应到校财务科办理付款手续，持付款单据到教务处办理帐、卡转接手续。所得款项作为该院（部）的设备费，重新购置其它设备，不得挪为它用。
第三十四条 仪器设备的报废。
凡具备下列情况之一的仪器设备，可申请报废：
第一款 超过耐用期限，丧失使用效能，不能修复或无修复价值的；
第二款 经技术鉴定确属质量太差，损坏后修理接近或超过新购价值的；
第三款 国家已改变标准，使用任务改变后不符合继续使用且不能改制的；
第四款 因事故和灭害受严重损坏，功能降低危及安全的；
第五款 损坏了主要部件无法修配的；
第六款 其它特殊情况。
第三十五条 报废手续和审批权限：
凡需报废的仪器设备应由使用单位填写《仪器设备报废鉴定书》（一式四份），并组织技术鉴定小组进行鉴定，形成处理意见，报请相关部门处理，鉴定小组由包括教务处负责实验设备人员在内的三人以上的成员组成。
1、500元以下设备，由院（专业）主任组织学院内专业人员鉴定，签注意见后，办理实验室设备报废处理。
2、500.00元至1000.00元设备，由学校设备管理部门组织鉴定，意见报分管副校长批准；报教务处办理报批手续。
3、1000.00元以上的设备，鉴定结果须经学校研究同意后审批，方可办理报废手续。
第三十六条 已批准报废的仪器设备，统一由国有资产处负责处理。
第五章 仪器设备维修管理
为了强设备维修管理，保证学校教学设备的正常运转和教学工作的正常进行，提高服务质量，积极为学校教学、科研服务，提高仪器设备的完好利用率，节省学校设备维修经费开支，特制定本办法。
第三十七条 学校实验技术人员和仪器设备管理人员都有责任做好仪器设备的维护、检修工作，保证仪器设备经常处于完好状态。平时要认真钻研维修技术，不断提高技术水平，争取做到小修不出本部门，中修不出学校校门。
第三十八条 对所管理的设备必须进行必要的调试、维护和保养是设备管理部门的职责，必须做好对设备的严格管理，认真维护，科学使用。对因管理不善、使用不当造成设备人为损坏的应追究相应责任。
第三十九条 教学设备的维修是指，教学设备经长期使用而出现老化、性能降低和零部件损坏等问题而进行的必要补救性技术处理。维修工作不代替使用者日常必需进行的维护和保养。
第四十条 仪器设备要建立定期检查制度，发现问题及时修复，防止仪器设备带病运转，带来设备更大损坏。
第四十一条 发现设备损坏，应该按实验室管理规定中对设备损坏处理的规定进行责任追究，分清责任进行相应处理。
第四十二条 在使用过程中发现设备失灵，损坏时，由实验室指导教师和实验专职技术人员负责修复。对于无法修复的设备，由实验室管理人员进行维修申报，填写《文山学院仪器设备维修申请表》，实验室主任及学院院长认真核实，确定出基本责任后保报教务处，由教务处设备管理人员组织鉴定人员进行鉴定，提出维修意见，转呈主管副校长批准后，才能按要求组织人员或请有关部门进行检修。
对上50000.00元的大型精密仪器的检修应经过严格技术鉴定，制定出详细修理方案，报教务处和主管副校长同意后，才能进行检修。
第四十三条 维修经费。
第一款 学校进行新的教学设备投入的同时，必须按新增设备的5%划拨专项维修经费，作为设备维修工作进行的费用保障。
第二款 从维修资金专项开支。实验及教学仪器设备的维修费一律从下达给各院（部）的设备维修费用开支，当年未用完向后累计，超支部分下年不齐；以科研为主的仪器设备维修费从其科研经费中开支。
第四十四条 各部门对于维修好的设备必须配合设备维修部进行必要的测试并最后验收。
凡属厂方保修期内的仪器设备受损时，各部门可直接与厂方或者该公司的维修站联系，也可以通过教务处实验教学与设备管理科与厂方联系以求及时修复。设备修好后要在《仪器设备修理登记表》上做好登记。
第四十五条 所有外修或请人到校维修的设备，须有学校设备维修部提供的外修建议方能报销维修费用。
第四十六条 凡仍有维修价值的设备，原则上不允许申请报废。已确无维修价值的设备须报废的，必须附学校设备维修部的报废建议上报学校同意并办理相应手续后方可报废
第四十七条 实验仪器损坏按实验课程期间或搬运、准备实验期间和缺乏维护等，分清责任，按实验教学和实验室管理规定中相关规定进行处理核赔偿。
第六章 附则
第四十八条 本规定自2016年9月1日起执行，之前公布的《文山学院仪器设备管理规定》同时废止。本规定由教务处负责解释。
