为了加强我校学历证书的管理，防止错发、滥发等现象发生，维护国家学历教育制度和学历证书的严肃性，保证我校的质量和规格，特制本规定。
第一章 证书的订购和保管
第一条 按省教育厅安排，对照高考录取名册核检毕业生信息，核检通过，毕业 ( 结业 ) 证书、毕业证明书内芯由教务处根据云南省教育厅高教处的统一要求，每年根据毕业学生人数统一订购，并由教务处学籍管理人员专人保管。毕业 ( 结业 ) 证书外壳由教务处提出设计意见报校长同意，由教务处统一制作。
第二条 教务处学籍管理员每年六月十日前，根据文山学院《学生学籍管理办法》对应届毕业生的毕业资格进行审查，认真核准毕业生成绩、姓名、性别、专业、出生年月日等内容。
第三条 结业证书、肄业证书、补发的毕业证明书均由教务处教务科专人负责统一办理验印事宜。
第二章 证书的颁发
第四条 具有学籍的学生在学校规定年限内，德育综合量化考核、体育达标测试合格，修完教学计划规定的全部课程，考试成绩及格，并取得相应的学分，准予毕业，可取得毕业证书。
第五条 具有学籍的学生在学校规定年限内，修完教学计划规定的全部课程，其中：
( 一 ) 德育综合量化考核、体育达标测试不及格者；
( 二 ) 学生历年如有不及格的课程，学校可在毕业前再补考一次，补考后仍有一门 ( 含一门 ) 以上课程补考后仍不及格者；
( 三 ) 未修满规定学分者；
( 四 ) 毕业论文 ( 设计、创作 ) 未通过者；
( 五 ) 教育实习、专业实习、专业 ( 社会 ) 实践考核不及格者；
( 六 ) 第六学期课程经补考后尚未达到及格者；
( 七 ) 未解除留校察看期者。
符合上述条件之一者，准予结业，发给结业证书。
第六条 结业学生可在结业后两年内（即第三年七月前）向学校申请补考（补作）一次，及格者换发毕业证书。换发毕业证书时，毕业日期以补考日期填入。补考不及格，不再补考。作结业处理，发给结业证书。因留校察看期未满结业学生，留校察看期满后，由学生本人提出申请，报学校同意解除留校察看期者，换发毕业证书，毕业日期以解除留校察看期日期填入。
第七条 具有学籍的学生学满一学年以上而未学完教学计划规定的课程中途退学者（被开除学籍者除外），可取得肄业证书。
第八条 欠费学生暂缓发放毕业 ( 结业 ) 证书，所有费用交清后，方可发放毕业 ( 结业 ) 证书。
第九条 学生的毕业 ( 结业 ) 证书只颁发一次，本人须妥善保存，若学生因某种原因遗失，可由本人向原发证机构申请，经发证机构审查后，依据其毕业（结业、肄业）情况，出具相应层次的学历证明书。
第三章 制证工作流程
第十条 毕业考试结束 5 个工作日内，由教务处学籍管理员根据学生考籍情况审验并按专业、班级可毕业学生数，提交文山学院《毕业证书登记表》，经教务科科长审核，经核对确认无误后，教务处处长签字，报校长审批。
第十一条 根据校长批示，由教务处指定专人实施办证工作。
( 一 ) 毕业生的专业，班级编制证书编号；
( 二 ) 制证（套打印内芯）；
( 三 ) 粘贴学生照片；
第十二条 证书办理人员按文山学院《毕业证书登记表》核准证书后，报教务处教务科审查，经教务科科长审核，核对确认无误后，教务处处长签字，送学校办公室，学校办公室审核无误后，统一盖校印，校长印章及钢印。
第四章 证书的发放
第十三条 根据文山学院《毕业证书登记表》由教务处学籍管理人员填写文山学院《毕业证书发放登记表》，毕业典礼时，由校长按专业、班级颁发毕业证书。毕业典礼结束后，各学院根据实际进行以学院、专业或班级为单位的毕业证书颁发仪式，学院主任、班主任、学生本人在文山学院《毕业证书发放登记表》上签字，各学院、专业、班级颁发毕业证书完毕后，由各班主任将《毕业证书发放登记表》、未发完的证书交教务处学籍管理人员。
第十四条 毕业典礼结束，因成绩不及格仍在补考的学生，补考结束后，由教务处学籍管理人员审核成绩，成绩及格，填写《毕业证书发放登记表》，经教务科科长审核，核对确认无误后，教务处处长签字，报校长审批。校长批准后，由教务处学籍管理人员发放。欠费学生交清所欠全部费用后，凭财务处交费收据到教务处学籍管理人员处领取毕业证书。
第十五条 学校从毕业典礼结束后集中发放毕业 ( 结业 ) 证书 20 个工作日，未发完的证书和《毕业证书发放登记表》一并交回教务科。
第十六条 发证人员必须认真负责，严格审核，要求领取人签字，并保证不错发，不丢失。
第十七条 代领人须提供委托人亲笔书写的《委托书》，本人身份证原件，复印件，委托人身份证复印件，方可领取证书。
第十八条 《毕业证书登记表》、《毕业证书发放登记表》作为永久性档案，由教务处教务科负责归档。
第四章 毕业证明书的发放
第十九条 凡取得我校正式学籍的毕业生，因毕业证书遗失、损坏等原因，可向学校提出书面申请，经学校审核核准后，补发给毕业证明书。毕业证明书具备毕业证书同等效力。
第二十条 申请补发毕业证明书应具备以下书面材料：
申请补发毕业证明书的申请报告及申请表；
申请者入学时间、所学专业、学制、毕业时间等详细的书面材料；
省高招办新生录取花名册；
毕业证书遗失、损坏原因及有关证明材料；
申请人在地（市）级以上报刊声明原毕业证书作废的材料。
第二十一条 学校接到申请者要求补发毕业证明书的申请后，应对其申请材料进行认真审核，符合规定的给予补发毕业证明书。
第二十二条 补发毕业证明书申请表上贴申请者近期正面一寸免冠照片，连同有关申请材料一并建档管理。
第二十三条 补发毕业证明书由教务处具体负责，校长统一审批。
第五章 证书管理的纪律
第二十四条 加强对学校学历证书管理，是维护国家学历教育制度和学历证书的严肃性的一项重要工作，也是保证学校办学质量和规格的一项重要工作，各级各部门必须高度重视和加强管理。
第二十五条 学校纪检部门有权对学生的毕业（结业）资格审查和证书的颁发工作进行检查、监督。
第二十六条 对失职、弄虚作假、徇私舞弊的责任者和部门，除责令其收回学历证书外，学校将通过上级教育主管部门上网公布学历证书作废，并追究有关人员和部门的责任，视情节轻重给予经济处罚、党内 ( 行政 ) 严肃处理；对仿制、伪造学校学历证书者要追究法律责任。
第二十七条 本规定从2016年9月1日开始执行，之前颁布的《文山学院学历证书管理规定》同时废止。本规定由教务处负责解释。
